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打破信息壁垒

2019年01月24日 杂文 暂无评论 阅读 335 次

最近都在研究Activiti6.0的网页设计器整合,再加上节前日常加班,时间真是少的可怜。

今天遇到个事,发版的时候没有使用保留的唯一标识,和现场库的主键冲突,导致更新失败。郁闷之余,翻了翻现有的文档,也没有发现有清晰的指引,让我不免感叹:壁垒无处不在。

多年以前,那时候还是部门主管,日常工作中最常干的事情就是连说带比划的为下属讲解各种规范、需求、思路、方向。几个人的时候还可以,当人数上升到两位数,当金三银四来临的时候,真的是扛不住。所以开始注重解决这方面的问题。

最开始是例会,希望所有人能够达成共识,知道项目、工作的进展情况和问题的解决办法。但是,对于个体来说,关注最多的还是与自身相关的事情,所以治标不治本。

再然后,是积累文档。比如开发规范、需求分析、概要设计、周报、日志等等。最终的效果也不明显,文档虽然有了,可是翻阅的人寥寥无几。而且随着日积月累,想要找到所需要的也很是耗费时间。

问题总是要解决的,如果目前不能解决的话,可以持续改进,总比又回到老路、又回到天天手舞足蹈的时候强,所以我觉的有一些想法仍旧可以尝试一下。

人力资源部门的入职培训是一个好办法,在部门内部,甚至于团队内部可以借鉴一下。这种好几年不变的信息是最容易达成共识的,而且借着新入职的紧张感,可以更加容易加深印象。比如开发规范、进度反馈方式、宏观的指导方向、需要注意的要点等等。

季度性的总结也是需要的,但是计划方面的要放少,说实在的,计划还真就赶不上变化,所以大概说说就行了,别让员工失去了方向感就行。总结最需要的就是:

1. 我们遇到的问题是如何解决的,之后从哪个地方还能迅速找到这个方案。

2. 团队达成的共识是否有所变化,变化的部分是什么,日后可以在哪里寻找到这些共识。

3. 需要注意的要点,注意这些要点的原因,以及这些要点问题的备忘录在哪里。

也就是说,季度性的总结其实是变更的通知,以上这些事情的变更要有时间点,要庄重,要有仪式感。

文档其实是必不可少的,但是文档的缺点显而易见,这些静态的东西时效性太差。我们需要找到一个平衡点,能够让我们有效的利用起来这些文档,减少我们沟通的壁垒。

首先,一些很长时间都不会有所改变的信息,应该单独存放。比如开发规范、产品概述、团队文化等等。

其次,常用的文件应该单独存放,比如发布流程、工作流程、开发/测试环境信息、进度反馈要求等等。

再次,就是一堆现行的文件了,比如需求分析、设计文档、会议备忘、测试报告等等。

以上,就算整个部门的人很懒,至少找起来很方便,至少在需要的时候能够找到。但是要想让这些文档能够发挥最大效用,还差一些很重要的工作。

要定期去更新这些文件,静态信息的文件应该定时更新,常用的文件应该有变化就更新,现行的文件应该定时归档。

尤其是归档这件事,一定要做。不然,日积月累,一个项目的文件夹里充斥着各种版本的需求分析,互相排斥的设计文档,早已经毫无价值的文档,这些都会造成信息冗余,让人看一眼就不想看第二眼,会很失望。

最后需要注意的是,不要为了所谓的权术去构建壁垒,也时刻提醒自己看住下属,不要让下属敝帚自珍。促进他们的沟通,定期识别信息孤岛,合理的避免风险,这才是最重要的。

自私、懒惰时刻围绕着我们,当我们发现苗头不好的时候要直接按死。有些事情还是要尝试去做,要挤时间去做,去做才会有所改变,有改变才有机会慢慢变好。

希望今天这文字没白写,以后如果有成效再总结。

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哼哼的泰迪熊

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